Für Selbstständige, kleine Betriebe und Teams ohne IT-Abteilung

CRM für Kleinunternehmen: Anfragen, Angebote und Kunden wieder im Griff

GoHighLevel entdecken Brauche ich ein CRM?

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Dieser Ratgeber zeigt, ab wann sich ein CRM lohnt, wann Excel oder Notion genügen, welche Funktionen wirklich zählen, was fünf Systeme laut ihren Preisseiten kosten und wie Sie in vier Wochen starten.

AnrufRückruf wegen Bad
E-MailFotos vom Altbad
FormularTerminwunsch Do
WhatsApp„Passt 10 Uhr?“
Empfehlungvon Familie B.

Sabine K.

Badsanierung, Einfamilienhaus

Angebot

MoAnfrage per Formular, Quelle: Empfehlung
DiRückruf, Termin zur Besichtigung vereinbart
FrAngebot versendet

Nächster Schritt: Donnerstag nachfassen · zuständig: Tom

Illustration · fünf Eingänge, eine Kundenkarte im CRM (erfundene Daten)

Ich weiß nicht, ob ich ein CRM braucheZum Selbsttest
Ich arbeite mit Excel oder OutlookWas eine Tabelle kann
Ich will wissen, was es kostetZur Kostenrechnung

Kapitel 1 · Wo hakt es?

Wo Anfragen in kleinen Unternehmen verloren gehen

Acht Probleme, die fast jeder kleine Betrieb kennt

Ein CRM ist kein Selbstzweck. Es lohnt sich nur, wenn es eines dieser Probleme spürbar kleiner macht. Prüfen Sie beim Lesen, welche Zettel auch an Ihrer Pinnwand hängen würden.

Anfragen gehen verloren

Eine Anfrage kommt per E-Mail, eine über das Kontaktformular, eine am Telefon, eine über Instagram und eine als Empfehlung beim Bäcker. Jede landet an einem anderen Ort, und niemand ist klar dafür zuständig.

Woran Sie es merken: Kunden fragen nach, ob ihre Anfrage angekommen ist. Oder sie fragen gar nicht mehr nach und gehen zur Konkurrenz.

Was ein CRM ändert: Alle Eingänge landen als Kontakt an einer Stelle, mit Quelle und zuständiger Person. Die Anfrage beantworten muss trotzdem ein Mensch.

Angebote werden nicht nachverfolgt

Das Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht, und im Tagesgeschäft vergisst man den Anruf nach einer Woche. Das Angebot stirbt still, obwohl der Kunde vielleicht nur eine Frage hatte.

Woran Sie es merken: Sie finden alte Angebote im Postausgang, bei denen Sie nicht wissen, ob sie abgelehnt wurden oder einfach liegen geblieben sind.

Was ein CRM ändert: Jedes offene Angebot hat eine Wiedervorlage mit Datum. Ob Sie dann anrufen, entscheiden Sie.

Excel reicht nicht mehr aus

Die Kundenliste war einmal ordentlich. Inzwischen gibt es drei Versionen, Spalten, die nur eine Person versteht, und Notizen, die in einer einzigen Zelle stehen.

Woran Sie es merken: Vor jedem Anruf wird zuerst gesucht, welche Datei die aktuelle ist.

Was ein CRM ändert: Ein Datenbestand für alle, mit Verlauf pro Kunde statt Freitext pro Zelle. Für kleine Listen kann eine gut geführte Tabelle aber weiterhin genügen; dazu mehr in Kapitel 4.

Kundeninformationen liegen überall

Outlook, WhatsApp auf dem Firmenhandy, ein Notizbuch im Auto, Post-its am Bildschirm, ein Ordner auf dem Laptop. Jede Quelle für sich funktioniert, zusammen ergeben sie kein Bild.

Woran Sie es merken: Die Frage „Was haben wir dem Kunden eigentlich zugesagt?“ dauert zehn Minuten.

Was ein CRM ändert: Der Kontakt wird zum Ort, an dem Gespräche, Zusagen und Dokumente zusammenlaufen. Das klappt nur, wenn das Team dort auch wirklich einträgt.

Alles hängt am Inhaber

Die Chefin kennt jeden Kunden persönlich. Das ist eine Stärke, bis sie krank ist, im Urlaub oder eine Mitarbeiterin einen Vorgang übernehmen soll.

Woran Sie es merken: Während der Abwesenheit des Inhabers bleiben Rückfragen liegen, weil niemand den Stand kennt.

Was ein CRM ändert: Wissen wird vom Kopf in einen gemeinsamen Verlauf verlagert. Die persönliche Beziehung bleibt beim Menschen.

Keine klare Pipeline

Niemand kann schnell sagen, wie viele Interessenten gerade aktiv sind, wer zurückgerufen werden muss, welche Angebote offen sind und welche Aufträge kurz vor dem Abschluss stehen.

Woran Sie es merken: Die Auftragslage fühlt sich mal gut, mal schlecht an, ohne dass Sie sagen könnten, warum.

Was ein CRM ändert: Eine Pipeline zeigt jeden Vorgang in seiner Phase. Das macht die Lage sichtbar, nicht automatisch besser.

Keine Kundenhistorie

Ein Stammkunde ruft an und bezieht sich auf das Gespräch vom Frühjahr. Wer den Anruf annimmt, weiß davon nichts und muss nachfragen.

Woran Sie es merken: Kunden erzählen ihre Geschichte mehrmals, und zwar verschiedenen Leuten in Ihrem Betrieb.

Was ein CRM ändert: Der Verlauf am Kontakt zeigt Gespräche, Angebote und Aufträge der Reihe nach, sofern sie dort festgehalten wurden.

Wachstum erzeugt Chaos

Mehr Kunden und mehr Anfragen bedeuten mehr Rückrufe, mehr Termine und mehr Angebote. Was mit zwanzig Kunden im Kopf ging, geht mit achtzig nicht mehr.

Woran Sie es merken: Abends werden Mails nachgearbeitet, die tagsüber liegen geblieben sind, und trotzdem fällt etwas durch.

Was ein CRM ändert: Wiederkehrende Schritte werden zu einem festen Ablauf, teils automatisiert. Mehr Arbeit wird dadurch nicht weniger, aber planbarer.

Der Weg einer Anfrage, Station für Station

Egal ob Malerbetrieb, Steuerkanzlei oder Webdesign-Studio: Aus einer Anfrage wird über dieselben Stationen ein Kunde. An jeder Station kann etwas verloren gehen.

Anfrage

Geht verlorenDie Mail liegt im falschen Postfach, der Anruf auf einem Zettel.

Im CRMKontakt mit Quelle und Eingangsdatum
Kontakt

Geht verlorenNiemand fühlt sich zuständig, der Rückruf kommt zu spät.

Im CRMZuständige Person und Aufgabe mit Frist
Angebot

Geht verlorenDas Angebot ist raus, der Stand nur im Kopf.

Im CRMVorgang in der Phase „Angebot“, mit Datum
Nachfassen

Geht verlorenDer Anruf nach einer Woche wird vergessen.

Im CRMWiedervorlage, die sich meldet
Abschluss

Geht verlorenAbsagen werden nicht notiert, Gründe gehen verloren.

Im CRMGewonnen oder verloren, mit Grund
Bestandskunde

Geht verlorenDer Kunde ist erledigt und wird vergessen.

Im CRMTermin für Wartung, Folgeauftrag, Nachfrage

Die meisten kleinen Unternehmen verlieren nicht bei der Arbeit selbst, sondern an den Übergängen: zwischen Anfrage und erstem Rückruf, zwischen Angebot und Nachfassen, zwischen Abschluss und dem nächsten Auftrag desselben Kunden. Genau diese Übergänge macht ein CRM sichtbar. Wer vorher weiß, an welcher Station es bei ihm hakt, kauft gezielter ein und richtet schneller ein.

Ein Beispiel für den letzten Schritt: Bestandskunden werden oft vergessen, weil ihr Auftrag erledigt ist. Dabei ist die Wartung nach einem Jahr, die Folgeberatung oder der zweite Auftrag meist leichter zu gewinnen als ein neuer Kunde. Ein CRM hält das Datum fest, an dem Sie sich wieder melden wollten. Wie Sie diese Stationen in Werkzeugen abbilden, zeigt das Kapitel zu den Funktionen.

GoHighLevel als CRM ansehen

Wenn Anfragen bei Ihnen über viele Kanäle kommen, sehen Sie sich an, wie GoHighLevel Formular, Nachricht und Pipeline an einem Kontakt zusammenführt.

Kapitel 2 · Wer ist gemeint?

Selbstständig, Kleinunternehmen, KMU: für wen dieser Ratgeber gedacht ist

Nicht jedes kleine Unternehmen ist gleich klein

„Kleinunternehmen“ ist im Alltag ein Sammelbegriff. Für die Wahl eines CRM zählt weniger die Größenklasse als die Frage, wie viele Menschen mit denselben Kunden arbeiten.

Selbstständig, Freelancer

1 Person

Kontakte, Wiedervorlagen, offene Angebote
Einzelunternehmen

1 bis 3 Personen

Gemeinsamer Stand zwischen Inhaber und Büro
Kleinstunternehmen

bis 9 Beschäftigte, bis 2 Mio. €^[1]

Zuständigkeiten, gemeinsame Pipeline
Kleines Unternehmen

bis 49 Beschäftigte, bis 10 Mio. €^[1]

Rollen, Berichte, Integrationen
KMU und Mittelstand darüber

mittlere Unternehmen

ERP-Anbindung, Migration, Projekt

Die ersten vier Stufen sind Thema dieser Website. Beschäftigten- und Umsatzgrenzen nur bei den zwei statistischen Klassen des IfM Bonn.

Das Institut für Mittelstandsforschung Bonn zählt Unternehmen mit bis zu 9 Beschäftigten und bis 2 Mio. € Umsatz zu den Kleinstunternehmen, mit bis zu 49 Beschäftigten und bis 10 Mio. € Umsatz zu den kleinen Unternehmen. Das ist eine statistische Einteilung und sagt nichts darüber, welche Software Sie brauchen.^[1]

Was die Größe für ein CRM bedeutet

Selbstständige und Freelancer: Eine Person, alle Rollen. Gebraucht werden Kontakte, Wiedervorlagen und ein Überblick über offene Angebote. Teamfunktionen und Rechte sind überflüssig.
Einzelunternehmen mit ein, zwei Mitarbeitern: Der Inhaber verkauft, jemand im Büro nimmt Anrufe an. Jetzt zählt, dass beide denselben Stand sehen.
Kleine Teams von drei bis zehn Personen: Zuständigkeiten, Übergaben und eine gemeinsame Pipeline werden wichtig. Hier kippt eine Tabelle am häufigsten.
Kleine Betriebe mit zehn bis fünfzig Beschäftigten: Mehrere Rollen, oft ein kleiner Innendienst, Termine im Außendienst. Rechte, Berichte und Integrationen gewinnen an Gewicht.
KMU und Mittelstand darüber: ERP-Anbindung, Datenmigration und Projekte mit Dienstleistern. Das ist ein anderes Thema als dieser Ratgeber.

Achtung Verwechslung: der Kleinunternehmer im Steuerrecht

Wer in Deutschland „Kleinunternehmer“ sagt, meint oft die Regelung aus § 19 Umsatzsteuergesetz. Sie knüpft an den Umsatz an, nicht an die Zahl der Beschäftigten und schon gar nicht an die Art, wie Sie Kunden betreuen.^[2]

§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG^[2]

„Ein von einem im Inland oder in den in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebieten ansässigen Unternehmer bewirkter Umsatz im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1 ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet.“

Kapitel 4 · Reicht Excel?

CRM, Excel, Outlook oder Notion: was wofür reicht

CRM oder Excel und Google Sheets

Excel ist nicht das Problem. Es ist für viele kleine Unternehmen der richtige Anfang. Ein CRM wird interessant, wenn die Zahl der Gespräche, Personen und Wiedervorlagen größer wird, als eine Tabelle sie übersichtlich tragen kann.

Wann eine Tabelle genügt

Eine Person pflegt die Liste, und nur sie arbeitet damit.
Pro Kunde reicht eine Zeile: Name, Kontakt, Status, nächster Schritt.
Es gibt wenige neue Anfragen pro Woche, und Angebote werden selten nachgefasst.
Sie brauchen vor allem Auswertungen, etwa Umsatz nach Monat, und die kann Excel sehr gut.

Wo die Tabelle an Grenzen stößt

Die Grenze kommt selten auf einmal. Sie zeigt sich daran, dass die Tabelle Dinge leisten soll, für die sie nicht gebaut ist: Sie soll erinnern, obwohl sie sich nicht meldet. Sie soll einen Verlauf zeigen, obwohl sie pro Kunde nur eine Zeile hat. Sie soll mehreren Leuten gehören, obwohl gleichzeitiges Arbeiten in einer lokalen Excel-Datei schnell zu Versionen führt.

Google Sheets mildert das Teilen, weil alle in derselben Datei arbeiten. Die anderen Grenzen bleiben: keine Aufgaben mit Fälligkeit, keine Historie, keine Zuständigkeit, keine automatische Übernahme von Anfragen aus dem Kontaktformular.

CRM oder Outlook und E-Mail

Viele kleine Unternehmen führen ihren Vertrieb aus dem Postfach: Die Mail ist die Aufgabe, der Ordner ist der Status, die Kennzeichnung ist die Wiedervorlage. Das geht erstaunlich lange gut, solange eine Person verkauft.

Ein CRM ersetzt das E-Mail-Programm nicht. E-Mail bleibt der Kanal, über den Sie mit Kunden sprechen. Das CRM sammelt, was rund um diese Gespräche passiert, und macht es für andere sichtbar. Konkret bringt es:

Historie: Die Mail an Herrn Berger steht neben dem Telefonat von letzter Woche und dem Angebot, nicht in drei Postfächern.
Zuordnung: Jede Anfrage gehört einer Person. Keine Mail bleibt liegen, weil alle dachten, jemand anderes antwortet.
Aufgaben und Erinnerungen: Die Wiedervorlage hängt am Kunden, nicht an einer Mail, die im Ordner verschwindet.
Pipeline: Sie sehen alle offenen Vorgänge nach Phase, nicht nach Datum des letzten Eingangs.
Sichtbarkeit fürs Team: Wer einen Kunden übernimmt, liest den Verlauf, statt Mails weiterleiten zu lassen.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, wie das CRM Ihr Postfach anbindet. Manche Systeme verbinden Outlook oder Gmail direkt, andere arbeiten mit Weiterleitung oder einer eigenen Absenderadresse. Das ist in der Praxis wichtiger als jede Funktionsliste, und Sie sollten es im Test mit Ihrem echten Postfach ausprobieren.

Notion, Airtable und spezialisierte Werkzeuge

Zwischen Tabelle und CRM liegen flexible Baukasten-Werkzeuge. In Notion oder Airtable lässt sich eine Kontaktdatenbank mit Kanban-Ansicht, verknüpften Notizen und Filtern in einem Nachmittag bauen. Man spricht dann gern von einem „No-Code-CRM“. Genau genommen ist es kein Produkt, sondern ein Eigenbau: Er kann alles, was Sie bauen, und nichts, was Sie nicht bauen.

Wann ein Baukasten passt

Sie nutzen Notion oder Airtable ohnehin für Projekte und Wissen.
Ihr Ablauf ist ungewöhnlich und passt schlecht in eine Standard-Pipeline.
Sie bauen gern selbst und haben Zeit, das System zu pflegen.

Worauf Sie verzichten

Ein Eigenbau hat keine fertige E-Mail-Historie, keine eingebaute Anfrageerfassung aus Formularen und keine vorgedachten Abläufe. Erinnerungen und Automationen gibt es, aber Sie müssen sie selbst entwerfen und warten. Wenn die Person, die das System gebaut hat, das Unternehmen verlässt, versteht es oft niemand mehr.

Branchensoftware und spezialisierte Werkzeuge

Für viele Kleinbetriebe gibt es Software, die das Kerngeschäft abbildet: Handwerkersoftware mit Aufmaß, Angebot und Rechnung, Praxissoftware, Kanzleisoftware, Terminbuchung für Studios. Oft enthält sie bereits eine Kundenkartei. Ein zusätzliches CRM ist dann nur sinnvoll, wenn es die Neukundengewinnung übernimmt, die die Branchensoftware nicht abdeckt: Anfragen sammeln, nachfassen, Termine vereinbaren.

Fünf Werkzeuge, zehn Kriterien

Die Tabelle beschreibt Werkzeugarten, nicht einzelne Produkte, und vergibt keine Noten. Sie zeigt, wie etwas geht und mit welchem Aufwand.

Werkzeugarten im Vergleich

Kriterium	Excel / Google Sheets	Outlook / E-Mail	Notion / Airtable	Einfaches CRM	CRM mit Automatisierung
Gemeinsam nutzen	TeilweiseGeteilte Datei; gleichzeitiges Bearbeiten in Sheets gut, in Excel je nach Ablage	NeinPostfach gehört einer Person, geteilte Postfächer sind die Ausnahme	JaGemeinsame Arbeitsbereiche mit Rechten	JaMehrere Nutzer, jeder sieht denselben Stand	JaWie einfaches CRM, dazu Zuweisung nach Regeln
Historie pro Kunde	NeinEine Zeile pro Kunde; Verlauf nur als Freitext in einer Zelle	TeilweiseMails sind da, aber verteilt über Postfächer und Ordner	TeilweiseMöglich mit verknüpften Einträgen, wenn Sie es so bauen	JaNotizen, Anrufe, Mails und Angebote am Kontakt	JaDazu automatisch protokollierte Nachrichten
Aufgaben	NeinNur als Spalte ohne Fälligkeit, die sich meldet	TeilweiseOutlook-Aufgaben, aber nicht mit dem Kunden verbunden	JaAufgabenlisten, mit dem Datensatz verknüpfbar	JaAufgabe am Kontakt oder Deal, mit Fälligkeit	JaAufgaben entstehen auch automatisch
Erinnerungen	NeinDie Tabelle meldet sich nicht von selbst	TeilweiseKennzeichnung und Kalender, manuell gesetzt	TeilweiseErinnerungen an Datumsfelder, je nach Tarif	JaFällige Aufgaben und Wiedervorlagen	JaErinnerung auch an Kunden, per E-Mail oder Nachricht
Pipeline	TeilweiseStatusspalte mit Filter; keine Ansicht nach Phasen	NeinKeine Phasen	TeilweiseKanban-Ansicht, Phasen selbst definiert	JaPhasen, Werte, Verschieben per Ziehen	JaPhasenwechsel löst Folgeschritte aus
Automatisierung	NeinNur mit Makros oder Skripten	TeilweiseRegeln für Posteingang und Ordner	TeilweiseAutomationen vorhanden, Umfang je nach Tarif	TeilweiseEinfache Regeln, oft nur in höheren Editionen	JaAuslöser und Aktionen als Kern des Produkts
Suche	TeilweiseSuchen und Filtern in einer Datei	TeilweiseVolltextsuche, aber pro Postfach	JaSuche im Arbeitsbereich	JaSuche über Kontakte, Firmen, Notizen	JaDazu dynamische Listen nach Kriterien
Zusammenarbeit	TeilweiseKommentare in Zellen	TeilweiseWeiterleiten und CC	JaKommentare, Erwähnungen	JaZuständigkeit, Übergabe, Notizen fürs Team	JaDazu interne Kommentare im Nachrichtenverlauf
Kundendaten	TeilweiseFlexibel, aber ohne Pflichtfelder und Dublettenschutz	TeilweiseAdressbuch, getrennt von Angeboten und Notizen	JaEigene Felder und Verknüpfungen	JaKontakte und Firmen mit Feldern und Import	JaDazu Felder aus Formularen automatisch befüllt
Interaktionen verfolgen	NeinNur, was jemand von Hand einträgt	TeilweiseE-Mails ja, Anrufe und Gespräche nicht	TeilweiseVon Hand oder über Integrationen	JaE-Mail-Anbindung, Anrufe und Termine als Aktivität	JaMehrere Kanäle in einem Verlauf pro Kontakt

„Teilweise“ heißt: geht, aber mit Handarbeit, Zusatzwerkzeug oder höherem Tarif. Die Angaben beschreiben typische Werkzeuge dieser Art; einzelne Produkte können abweichen.

Lesen Sie die Tabelle von links nach rechts als Treppe: Jede Stufe nimmt Ihnen etwas ab und verlangt dafür etwas Einrichtung und Geld. Die richtige Stufe ist die niedrigste, auf der Ihre Probleme aus Kapitel 1 verschwinden.

CRM mit Automatisierung ansehen

GoHighLevel gehört zur letzten Spalte: CRM mit Automatisierung. Sehen Sie sich an, ob das für Ihre Anfragen passt oder ob eine Stufe darunter genügt.

Kapitel 5 · Was brauche ich?

Die CRM-Funktionen, die kleine Unternehmen wirklich brauchen

Zwölf Funktionen, jeweils mit „wann überflüssig“

Anbieter werben mit Hunderten Funktionen. Für ein kleines Unternehmen tragen etwa ein Dutzend das Gewicht. Bei jeder steht, welches Problem sie löst, wann sie nützlich ist und wann Sie darauf verzichten können.

Kontaktverwaltung

Adressen, Telefonnummern und Ansprechpartner liegen an einer Stelle, auch mehrere Personen pro Firma.

Nützlich, wenn: Immer. Das ist der Kern jedes CRM.
Überflüssig, wenn: Nie überflüssig, aber viele Zusatzfelder sind es. Beginnen Sie mit wenigen.

Kundenhistorie

Gespräche, Mails, Angebote und Notizen stehen in zeitlicher Reihenfolge am Kontakt.

Nützlich, wenn: Sobald mehr als eine Person mit denselben Kunden spricht oder Kunden wiederkommen.
Überflüssig, wenn: Bei Einmalkunden ohne Rückfragen, etwa im reinen Ladengeschäft.

Leadmanagement

Neue Anfragen werden erfasst, einer Person zugewiesen und nach Quelle markiert.

Nützlich, wenn: Wenn Anfragen über mehrere Kanäle kommen und Sie wissen wollen, welcher Kanal Kunden bringt.
Überflüssig, wenn: Wenn fast alle Aufträge von wenigen Stammkunden kommen.

Pipeline

Jeder Vorgang steht in einer Phase: neu, Termin, Angebot, Verhandlung, gewonnen, verloren.

Nützlich, wenn: Bei Angeboten mit Bedenkzeit, also fast überall im Handwerk, in der Beratung und im B2B-Geschäft.
Überflüssig, wenn: Bei Sofortkäufen ohne Angebotsphase.

Aufgaben und Erinnerungen

Rückrufe und Wiedervorlagen melden sich zum richtigen Zeitpunkt, statt im Kopf zu stehen.

Nützlich, wenn: Immer, sobald Sie etwas zu einem späteren Zeitpunkt tun wollen.
Überflüssig, wenn: Nie, aber lassen Sie nicht jede Kleinigkeit zur Aufgabe werden, sonst ignoriert das Team die Liste.

Follow-ups und Angebotsverfolgung

Offene Angebote werden nach festen Abständen nachgefasst, von Hand oder automatisch.

Nützlich, wenn: Wenn Sie regelmäßig Angebote schreiben und nicht wissen, was aus ihnen wurde.
Überflüssig, wenn: Bei sehr wenigen, großen Projekten, die Sie ohnehin eng begleiten.

E-Mail-Integration

Mails an und von Kunden erscheinen am Kontakt, ohne sie abzuschreiben.

Nützlich, wenn: Wenn ein großer Teil der Kommunikation per Mail läuft.
Überflüssig, wenn: Wenn fast alles am Telefon oder vor Ort passiert. Dann zählt die schnelle Notiz mehr.

Kalender und Terminbuchung

Termine hängen am Kunden; Interessenten buchen selbst einen freien Termin.

Nützlich, wenn: Bei Beratungsgesprächen, Besichtigungen, Aufmaß-Terminen.
Überflüssig, wenn: Wenn Termine selten sind oder ohnehin über eine Branchensoftware laufen.

Formulare

Anfragen von der Website landen direkt als Kontakt im CRM, mit allen Angaben.

Nützlich, wenn: Wenn Ihre Website Anfragen bringt.
Überflüssig, wenn: Ohne Website oder wenn Anfragen fast nur telefonisch kommen.

Automatisierungen

Wiederkehrende Schritte laufen allein: Eingangsbestätigung, Aufgabe nach Angebot, Erinnerung vor dem Termin.

Nützlich, wenn: Wenn dieselben Schritte sich jede Woche wiederholen.
Überflüssig, wenn: Am Anfang. Automatisieren Sie erst, was Sie einige Wochen von Hand gemacht haben.

Einfaches Reporting

Wie viele Anfragen kamen, wie viele Angebote sind offen, was wurde gewonnen, woher kamen die Kunden.

Nützlich, wenn: Einmal im Monat, um zu entscheiden, wo Sie Zeit und Werbegeld einsetzen.
Überflüssig, wenn: Komplexe Dashboards mit Prognosen. Für kleine Zahlen sind sie eher Rauschen.

Mobile Nutzung und Integrationen

Notiz direkt nach dem Termin auf der Baustelle; Verbindung zu Kalender, Buchhaltung oder Website.

Nützlich, wenn: Im Außendienst und wenn Daten sonst doppelt eingetippt würden.
Überflüssig, wenn: Integrationen, für die Sie keinen konkreten Ablauf haben. Jede Verbindung muss gepflegt werden.

Was aus der Liste folgt

Die ersten sechs Funktionen sind die Pflicht: Kontakte, Historie, Anfragen, Pipeline, Aufgaben, Nachfassen. Die übrigen sind Kür, deren Wert von Ihrem Geschäft abhängt. Ein Handwerksbetrieb braucht die mobile Notiz mehr als das Formular, eine Agentur die Formulare und Automationen mehr als die App. Wie viel davon vernünftig ist, behandelt das nächste Kapitel.

Pipeline und Erinnerungen in GoHighLevel ansehen

GoHighLevel deckt die Pflichtfunktionen und die meisten Kürfunktionen in einem Konto ab. Welche davon dokumentiert sind und welche Sie im Test prüfen sollten, steht in Kapitel 10.

Kapitel 6 · Wie viel ist genug?

Einfach vor vollständig: wie viel CRM ein kleines Unternehmen verträgt

Vier Kräfte, die gegeneinander ziehen

Ein CRM mit vielen Funktionen, das niemand benutzt, ist kein gutes CRM. Bei der Auswahl wägen Sie vier Dinge gegeneinander ab, und keines davon lässt sich maximieren, ohne ein anderes zu schwächen.

Funktionen

Deckt Ihre Abläufe ab

Zu viele machen die Oberfläche voll und die Einrichtung lang

Einfachheit

Wird jeden Tag benutzt

Zu einfach, und wichtige Schritte fehlen

Kosten

Passt ins Budget

Zu billig, und die nötige Funktion liegt in der teuren Edition

Akzeptanz im Team

Alle tragen ein

Ohne sie ist jedes CRM wertlos

Ihr CRMdie Mitte, nicht das Maximum

In großen Unternehmen gibt es jemanden, der das CRM verwaltet, Felder anlegt, Berechtigungen pflegt und Schulungen hält. In einem kleinen Unternehmen macht das der Inhaber nebenbei, oder niemand. Deshalb wiegt hier die Akzeptanz schwerer als der Funktionsumfang: Eine Pipeline mit fünf Phasen, die jeden Tag angesehen wird, bringt mehr als eine mit fünfzehn Phasen, die nach drei Wochen niemand mehr pflegt.

Auch beim Preis lohnt sich der zweite Blick. Ein günstiger Einstiegstarif ist nur dann günstig, wenn er die Funktion enthält, wegen der Sie das CRM kaufen. Liegt die Automatisierung oder die E-Mail-Anbindung erst in der übernächsten Edition, zahlen Sie am Ende mehr als bei einem Anbieter, der sie von Anfang an enthält.

Was Sie in den ersten Monaten nicht brauchen

Hunderte eigene Felder. Zehn gut gewählte Felder werden gepflegt, hundert nicht.
Verzweigte Workflows mit vielen Bedingungen. Beginnen Sie mit einer Eingangsbestätigung und einer Erinnerung nach dem Angebot.
Reporting wie in einem Konzern: Prognosen, gewichtete Pipelines, Dashboards pro Person. Drei Zahlen im Monat genügen.
Feingliedrige Rollen und Rechte, solange alle im Team ohnehin alle Kunden kennen.
Eine Einrichtung, die Wochen dauert. Wenn das System nach einem Monat noch nicht im Alltag läuft, ist es zu groß oder zu kompliziert eingerichtet.

Die Mindestausstattung nach Betriebsgröße

Allein: Kontakte, Pipeline mit vier bis sechs Phasen, Aufgaben mit Fälligkeit. Mehr nicht.

Zwei bis fünf Personen: dazu Zuständigkeit pro Kontakt, E-Mail-Anbindung und ein gemeinsamer Blick auf offene Angebote.

Sechs bis zwanzig Personen: dazu Formulare für Website-Anfragen, erste Automatisierungen, einfache Berichte pro Kanal und klare Regeln, wer was einträgt.

Kapitel 7 · Welches System?

Ein CRM auswählen: Kriterien, Anbieter und Kosten

Zehn Kriterien, jeweils mit der Frage an den Anbieter

Diese Kriterien gelten für jede Branche und Teamgröße. Zu jedem steht eine Frage, die Sie im Verkaufsgespräch oder im Test stellen sollten.

Einfache Bedienung

Ein CRM wird nur täglich genutzt, wenn die häufigsten Handgriffe schnell gehen: Kontakt anlegen, Notiz schreiben, Aufgabe setzen, Vorgang verschieben.

Fragen SieWie viele Klicks braucht es, um nach einem Anruf eine Notiz und eine Wiedervorlage zu speichern?

Monatliche Kosten

Achten Sie auf Preise pro Nutzer oder pro Konto, Mindestzahl an Sitzen, jährliche Bindung, Aktionspreise und Kosten nach Verbrauch.

Fragen SieWas kostet genau meine Nutzerzahl im zweiten Jahr, nach Ende jeder Aktion?

Schneller Start

Ohne IT-Abteilung zählt, ob Sie das System an einem Nachmittag so weit einrichten, dass Sie es am nächsten Tag benutzen können.

Fragen SieGibt es Vorlagen für Pipeline und Felder, die ich übernehmen kann?

Hilfe und Support

Deutschsprachige Hilfe erleichtert den Start. Prüfen Sie, ob es Chat, E-Mail oder nur ein Hilfezentrum gibt.

Fragen SieIn welcher Sprache und über welchen Kanal bekomme ich Hilfe in meinem Tarif?

Mobile App

Für Handwerk, Außendienst und alle, die viel unterwegs sind, ist die App oft wichtiger als die Oberfläche am Schreibtisch.

Fragen SieKann ich in der App einen Kontakt anlegen, eine Notiz diktieren und eine Aufgabe setzen?

Angebotsprozess

Das CRM sollte Angebotsphasen abbilden und beim Nachfassen helfen. Ob es Angebote selbst schreibt, ist zweitrangig, wenn Sie dafür schon ein Programm haben.

Fragen SieWie sehe ich alle offenen Angebote, die älter als zehn Tage sind?

Wachstumspotenzial

Das System sollte mitwachsen, ohne dass Sie es in zwei Jahren wechseln müssen. Wechsel sind möglich, aber sie kosten Zeit.

Fragen SieWelche Funktionen kommen in der nächsten Edition hinzu, und was kostet der Sprung?

Integrationen

Verbindungen zu E-Mail, Kalender, Website, Buchhaltung oder Branchensoftware sparen Doppeleingaben. Jede Integration ist aber auch eine Fehlerquelle.

Fragen SieGibt es eine fertige Verbindung zu meinem Postfach und Kalender, oder brauche ich ein Zusatzwerkzeug?

Teamgröße und Preismodell

Preise pro Nutzer werden mit jedem neuen Kollegen teurer. Preise pro Konto sind am Anfang oft höher und bleiben dann gleich.

Fragen SieWas kostet es, wenn wir von zwei auf sechs Personen wachsen?

Datenschutz

Ein Cloud-CRM verarbeitet Kundendaten in Ihrem Auftrag. Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sollten wissen, wo die Daten liegen.

Fragen SieWo steht der Auftragsverarbeitungsvertrag, und in welchem Land liegen die Server?

Fünf Anbieter mit ihren veröffentlichten Preisen

Vier bekannte CRM-Systeme mit Tarifen für kleine Teams, dazu GoHighLevel, zu dem ein bezahlter Link besteht. Keine Noten, keine Rangfolge: Die Tabelle sagt, was die Preisseiten zeigen und wofür die Systeme gebaut sind.